A chegada de um novo colaborador, uma experiência memorável

Crie uma experiência inesquecível no processo de integração

O processo de integração de novos colaboradores, acompanhado de toda a onda de transformação (evolução) do RH para uma área estratégica de pessoas para toda a empresa, é algo relativamente recente nas empresas se olharmos nos últimos anos e décadas. É um reflexo de que, de alguma forma, as empresas estão olhando para dentro, se preocupando com as pessoas, cuidando delas, investindo e entendendo que elas que fazem toda a diferença e que tornam tudo possível.

A integração, quando bem feita, faz com que a pessoa seja devidamente inserida em um mundo novo de uma nova cultura com costumes e maneiras de trabalhar. Pode acontecer dela está entrando um setor ou segmento de mercado que nunca havia trabalhado antes, ou pode ser a sua primeira experiência de trabalho (e que grande responsabilidade de apresentar o mundo do trabalho para estagiários e jovens aprendizes). Essa integração é um cartão de visitas, é a forma que a empresa diz para o novo colaborador:

“Olá, seja muito bem vindo, isso tudo sou eu, isso é o que eu gostaria de ser, isso é o que estou fazendo hoje para tornar destas metas possíveis, essas são as pessoas que tornam tudo isso possível, etc” e assim por diante.

A partir daí, se inicia um processo gradual de integração na cultura, apresentando os processos, as áreas, as pessoas, desde o macro que a empresa representa até a parte mais técnica da função que cada um vai exercer, os processos vão variar muito conforme a realidade de cada local de trabalho.

Da mesma forma que o candidato se apresenta para a empresa, mostra seu currículo, seu histórico, faz testes e dinâmicas, e de fato tenta mostrar o máximo possível do seu perfil para tentar se inserir nesse novo mundo, a empresa deve fazer o mesmo no momento de integração e acolhimento. Diversas empresas já perceberam a importância da integração e desenvolveram processos que variam desde o clássico de fazer um dia de apresentações com todos os novos colaboradores entregando folhetos explicativos e apresentando as áreas até processo super elaboradores que se estendem ao longo da semana inteira com desafios e metas.

Antes de mais nada, me mostre quem é você.

Quando um novo colaborador começa, geralmente é um repleto de desafios, pode ser até assustador e intimidador estar dentro de um lugar totalmente novo com pessoas que já se conhecem, as famosas “panelas” já formadas, os novos “chefes”, as formas de se trabalhar, o que é flexível e o que não é, enfim, todo um sistema que, com o tempo, a pessoa vai entendendo como que funciona.

Por isso que, quanto mais informações úteis a empresa oferecer a esse novo colaborador, melhor e mais preparado ele estará para trabalhar conforme segue a canção.

Pode não ser muito efetivo fazer uma apresentação detalhada da empresa com tudo o que aconteceu nos últimos 80 anos, e muito menos útil em dar um manual de centenas de páginas com tudo e mais um pouco e pronto. O grande diferencial e o que vai impactar e engajar essa nova pessoa é a experiência que ela vai viver nesses primeiros dias e no primeiro mês, é focando na qualidade da informação, do que de fato ela precisa.

Portanto, antes de mais nada, apresente que lugar é esse que essa pessoa está, por que que ele existe, qual a sua missão, quais seus valores, os desafios externos e internos, a área que ela irá trabalhar (talvez seja melhor o gestor fazer essa apresentação), quais seus desafios, por que ela foi contratada, como ela irá ajudar para atingir as metas, e assim por diante.

Às vezes (e não é nada raro de acontecer) existem pessoas que estão na empresa por anos, e não sabem responder a importância de uma outra área, ou quem é a nova pessoa que entrou mês passado, ou qual o motivo da existência da empresa e seus valores. Essas são questões que deveriam ser básicas para quem estiver de fato inserido na cultura de um lugar, e um indicador de o processo de integração não foi bom, e que é preciso rever o posicionamento interno da cultura organizacional.

A integração é a empresa dizendo quem ela é, como você pode ajuda-la a crescer e continuar caminhando em frente, ambos crescendo e se desenvolvendo. Existem algumas pessoas que acreditam que, essa experiência inicial que a pessoa tem no momento da integração, influência muito nas possibilidades de continuar ou não na empresa nos próximos meses.

É um momento para acolher e ajudar

Quando se inicia em um novo lugar, é importante a pessoa receber informação que a confortem sobre esse novo mundo. Essas informações podem ser dadas no mesmo dia, ou dividi-la ao longo da semana.

Por isso é importante ter alguém que esteja disposto a ajudar essa pessoa nas suas dúvidas, em conhecer as outras pessoas, onde fica o banheiro ou até mesmo a impressora, saber os lugares em volta da região, etc. Algumas empresas usam o termo “buddy” para essa pessoa que se disponibiliza para a ajudar esse novo membro da equipe, e pode se estender por 15 dias, por exemplo.

Isso é acolher, é mostrar que, apesar de você estar num lugar totalmente novo com pessoas e costumes, você será apresentado e informado, saberá onde está, como as coisas funcionam, até se tornar preparado para ser alguém que possa ajudar outro novo colaborador. Tudo começa bem antes do primeiro dia.

O momento da integração não é, como muitos acham, somente no primeiro dia do colaborar, aquela famosa e temível segunda-feira. Começa no momento que o gestor diz “sim” para o candidato e inicia os trâmites de contratação. A partir daí, geralmente tem um tempo de 7 a 30 dias até a pessoa de fato começar, após ter feito os exames admissionais e outros processos necessários.

Nesse tempo, é momento de preparar a entrada dessa pessoa, informando o gestor sobre ela, avisando a equipe, preparando sua mesa (caso haja um lugar fixo), preparando as questões técnicas de e-mail, T.I, telefone, ramal, kit de integração, enfim, em outras palavras, é hora de limpar e preparar o quarto para um novo hóspede. Experiência personalizada

É claro que, dependendo da atividade da pessoa, a experiência pode, em algum momento tomar caminhos diferentes. Pode-se adotar processos de integração diferenciados conforme alguns segmentos de hierarquia e de atividade, como por exemplo os seguintes grupos: Jovens Aprendizes, Estagiários, Cargos Operacionais (unidades de negócio, corporativo/escritório), e cargos gerenciais e de liderança. Esse é apenas um exemplo de divisão no processo de integração. Algo em comum para todos é a apresentação da empresa, mostrar de pé à cabeça quem ela é, sua personalidade, história e metas, é algo que todos deveriam saber claramente.

Não importa se a empresa tem 5 ou 5.000 colaboradores Se uma empresa é grande, multinacional, presente em diversos países, consolidada no mercado, forte posicionamento de marca, a responsabilidade de ter um processo estratégico e bem feito de integração é muito maior, é quase que uma obrigação; além de ser um grande benefício para ela mesma fazer com que a pessoa se encaixa em sua cultura para poder trabalhar melhor, é uma forma de “encantar” esse colaborador com o novo mundo, oferecendo estímulos para retê-lo e mantê-lo motivado com todas as possibilidades e conquistas que ele pode atingir. Agora se a empresa é pequena, recente no mercado, ainda caminhando a duras penas para conseguir espaço e lucro, e tem poucos funcionários que fazem de tudo um pouco, você pode imaginar que não teria tempo para todo esse processo de integração, mas digo que a integração nessa situação é tão importante quanto uma grande empresa. Claro que o processo pode ser menor e mais curto devido às urgências e menos pessoas, mas pode ser mais fácil de apresentar à todos, mostrar o motivo que a empresa foi criada e por quem foi, conversar uma tarde sobre isso, mostrar e contagiar sobre a visão desse sonho, e como essa nova pessoa pode ajudar com tudo isso. Nunca se limite a um folheto explicativo Pode ser frustrante entrar em uma grande empresa e a integração se resumir basicamente na entrega de um livro ou alguns folhetos que diz fatos (as vezes desatualizado) sobre a empresa.

É importante e pode ser muito legal ter materiais impressos, como organogramas, mapas geográficos das redondezas e de dentro da empresa, sites, links, contatos chaves, políticas internas, datas especiais e benefícios; mas se resumir tudo a apenas leituras, parece que a empresa está ocupada demais para se apresentar e se preocupar com aquela nova pessoa. Isso dificulta na experiência da pessoa e as primeiras impressões podem não ser completas, e as vezes as dúvidas são preenchidas por “achismos” e “boatos”. Para que isso não aconteça, entregue material impresso (se tiver) mas nunca subestime o poder da experiência, de fazer uma bela apresentação, acolher o novo candidato, mostrar tudo pronto em seu primeiro dia, são esses pequenos detalhes que fazem a diferença e, sem dúvidas, serão sempre lembrados.

Os gestores precisam também entrar no palco Do que adianta a área de pessoas preparar um plano, um processo de integração super elaborado com todas as etapas se não consegue o apoio da gerência, dos líderes, do Presidente da empresa? É um processo que demanda tempo e dinheiro. Além desse apoio, os gestores e líderes precisam participar, estarem dispostos a marcar reuniões (por exemplo) para conversar com o novo colaborador, ou participar do grande dia de integração (caso haja um dia específico do mês para isso que comecem várias pessoas).

Portanto, antes de começar qualquer processo, alinhe com os principais influenciadores da empresa, mostre o plano, mostre a importância de implantar um processo desses, seja uma empresa com 10 ou 10.000 pessoas. Isso faz a diferença no sucesso da experiência do novo colaborador. UX e EX

Hoje em dia está se tornando comum o termo UX (user experience), como um conjunto de esforços para melhorar a qualidade em todos os processos que o cliente passa, desde o momento que ele é impactado pela comunicação da empresa, até a compra, o momento que ele se utiliza do serviço ou adquire o produto, e também envolve o pós venda, é basicamente olhar para todos os processos e ver como eles podem ser aprimorados para melhorar a experiência do cliente.

Mas tão importante quanto olhar para o cliente, é olhar para a pessoa que está se relacionando com ele, o colaborador, a pessoa que trabalha e faz toda essa qualidade acontecer. Ela precisa também estar inserida em um processo de qualidade durante sua trajetória de trabalho. O primeiro passo é investir em um excelente processo de integração, pensando nos detalhes, na melhor forma que ela pode ser integrada.

Já pensou o colaborador ter uma reunião com clientes externos e não conseguir explicar bem sobre a empresa que trabalha? Sobre suas instalações, negócios, valores, identidade e etc? A explicação não pode só se limitar a uma descrição no “sobre” do site da empresa. Quando ela é transmitida por alguém que conhece aonde está, e está inserido nessa cultura, a percepção é totalmente diferente.

Acompanhe a integração por pesquisas e feedbacks

É preciso saber dos colaboradores se o processo que está sendo está sendo de fato eficiente, se eles gostaram da experiência, se entenderam sobre a empresa, a cultura, o modo de funcionar, e como estão suas expectativas perante tudo isso. Isso pode ser avaliado por pesquisas de satisfação, da mesma forma que as empresas fazem com seus clientes após eles utilizarem o produto.

Um outro fator importante nesse processo são os feedbacks periódicos feitos pela área de pessoas e pelo gestor da área. Isso é importante para saber das expectativas da pessoa, entender como que as coisas estão caminhando, se algo está dificultado, e o que eles podem fazer para melhorar a sua experiência de trabalho.

Além disso, é importante que o gestor dê feedbacks sobre sua atuação depois de 1, 2 e/ou 3 meses. Feedbacks são um assunto a parte que serão discutidos em outra matéria por ser algo complexo e bem importante, e que precisam ser feitos com muitíssimo cuidado, como usar o sal na comida, é preciso saber como usar, ao contrário, o alimento fica péssimo e fazendo até mal a saúde.

Criar uma cultura de humanização nas empresas é cuidar de cada pessoa, é desenvolver um processo de integração de novos colaboradores pensando em sua experiência de início ao fim, oferecendo informação, recursos e ferramentas para que essa pessoa faça parte do time, e para que possa trabalhar bem e melhor. Se todos se conscientizarem disso, com certeza terá muitos benefícios para toda a empresa, seja no clima interno seja nos resultados como um todo.